Travessia para a ISO 9001:2000. Quando? Como?

O. Branchini *

Estas dúvidas certamente incomodam todos os Gerentes da Qualidade de Organizações já certificadas, pois se na fase de certificação o compromisso de execução e prazos era só com a Direção; agora a Certificadora também coloca, ou vai colocar em breve, estas questões.
O tempo esta passando, um ano já foi, agora só faltam dois !
Considerando que somente 100 organizações já efetivaram a Transição para a versão 2000, faltam 7400 para realizá-la em 22 meses, será que existem auditores suficientes?

Prepare-se!!! Não deixe para a última hora!!!!
O sistema normativo adotado pela ISO pressupõe a atualização periódica das normas, principalmente por se tratar de uma norma não técnica que envolve questões de gestão organizacional em contínuo processo de mudança. Em relação à edição inicial de 1987, a revisão de 1994 - ainda em vigor para fins de certificação - resolveu pequenos desentendimentos e corrigiu falhas conceituais simples,
sem grandes alterações de formato ou de conceitos. Mesmo assim, na época a revisão causou algumas dificuldades para as Organizações que já estavam certificadas ou em vias de se certificarem.

A recente revisão das normas da série NBR ISO 9000 - efetivada em dezembro de 2000 - levou em consideração os resultados de uma ampla pesquisa mundial e contou com a participação de um grande número de delegados oriundos de diferentes países. Como conseqüência de tanta participação e da necessidade de adequar a norma às modernas técnicas de gestão, o TC 176 da ISO optou por efetivar uma mudança radical envolvendo conceito, forma e conteúdo.

Uma das questões que se colocam é como as Organizações já certificadas devem agir para se adaptarem, mantendo seu Certificado e usufruir dos benefícios com a adoção das modernas ferramentas de gestão da revisão?

Na realidade a travessia ou a transição que uma Organização certificada terá que efetuar para atingir a versão 2000 do modo mais simples e proveitoso, deve ser considerada como um novo Projeto, tão importante quanto aquele de implantação inicial, onde se aproveitarão as conquistas e as melhorias da versão atual e conceber as mudanças visando conseguir os benefícios e as melhorias introduzidas com a nova versão.

Este Projeto não pode ser tratado com simplicidade nem deve ser deixado para última hora sob o risco de não se conseguir chegar a lugar nenhum. Uma das ações que certamente deixa ou deixará muito coordenador ou gerente da qualidade preocupado é ao retornar de um curso aberto sobre a nova norma, constatar que na realidade quem deveria ter feito o curso era seu Gerente ou seu Diretor. Isto porque as mudanças mais significativas não estão na produção mas sim na gestão organizacional, na administração de recursos e das melhorias que normalmente estão sob poder e responsabilidade destas funções.

Mas e agora? Eu já fiz o curso, como atravessar este abismo e chegar com segurança às margens da nova NBR ISO 9001:2000?
Na realidade este é o momento para colocar em uso os conceitos básicos da própria norma, que é tratar a mudança como um processo seguindo o ciclo PDCA, sem desmontar o sistema atual, conforme definido no requisito 5.4.2 - Planejamento da Qualidade.

Uma sugestão para uma travessia segura é a seguinte:

• primeira etapa: o Planejamento, constituída por atividades de percepção, prospecção e preparo do Plano de Ação das Modificações - PAM. Este Plano depois de aprovado em sua Reunião de Análise Crítica pela Administração, poderá ser apresentado ao Organismo Credenciado de Certificação para demonstrar a intenção de sua Organização em adotar ações planejadas de transição bem como o prazo para submissão à recertificação.
• segunda etapa: o Desenvolvimento, envolvendo o detalhamento do PAM, a definição das ações preventivas e o desdobramento de ações das melhorias identificadas no PAM.
• terceira etapa: o Controle e a verificação da execução das modificações efetivadas por controles intermediários da implantação, controle dos indicadores de mensuração dos Objetivos da Qualidade, condução de uma ou duas auditorias internas (com auditores da Organização preparados para os novos requisitos) e seguida de Reunião de Análise Crítica pela Direção.
• última etapa: Ações corretivas pós controles e pós auditorias seguidas de análises dos indicadores que irão assegurar o efetivo incremento das melhorias. Este conjunto de atividades deve ser pré-definido em sua próxima Reunião de Análise Crítica pela Administração, ou em uma reunião específica promovida para este fim, garantido assim o formalismo e principalmente os recursos necessários para o desenvolvimento do Projeto a ser realizado conforme abaixo:

Planejamento
Seminário Gerencial: A Nova ISO 9001/2000.
Auditoria para a Avaliação das Diferenças.
Identificação de Eventuais Exclusões.
Preparação do Plano de Ação de Modificações.
Apresentação à Alta Direção da Organização.

Desdobramento do Plano de Ação das Modificações
Curso: A Travessia Rumo à NBR ISO 9001/2000.
Mapeamento dos Processos Organizacionais, inclusive os Terceirizados.
Adaptação e Complementação da Documentação da Qualidade.
Elaboração do Manual de Gestão e dos Planos da Qualidade
Implantação dos Processos e seus Procedimentos Documentados.
Revisão da Política da Qualidade e dos Objetivos da Qualidade.
Implantação de Indicadores de Mensuração dos Objetivos da Qualidade.

Controle da Implantação das Mudanças.
Realização de Controles Intermediários durante a Implantação.
Curso: Auditoria Interna de Sistema de Gestão da Qualidade.
Realização das Auditorias Internas.
Avaliação da Mensuração dos Objetivos da Qualidade.
Realização de Reuniões de Análise Crítica pela Direção.

Análise e Adoção de Ações de Melhoria.
Análise de Possíveis Ações de Melhoria.
Adoção das Ações Corretivas Pós Auditoria Interna.
Adoção das Ações Corretivas sobre os Indicadores da Qualidade.
Avaliação da Eficiência das Ações Adotadas.
Identifique quais destas ações sua Organização é capaz de realizar com eficácia, procure apoio e orientação séria para a execução das demais com eficiência de quem sabe o que faz, principalmente para as avaliações e os treinamentos, e vá em frente!.

Lembre-se este conjunto de atividades, que deve contemplar todos os participantes da
Organização em particular gerentes e diretores, poderá ser desenvolvido entre 4 a 6 meses.
Realize as atividades de Planejamento, de preferência, antes da sua próxima auditoria do seu Organismo Certificador e as demais atividades antes da seguinte auditoria de acompanhamento que poderá ser transformada em auditoria de recertificação.

Fique atento para os seguintes aspectos:

• terceirização de processos deve fazer parte de seu Sistema de Gestão da Qualidade,
• revisão do conceito de exclusão do controle de projeto, pois a nova norma trata também do desenvolvimento de produtos,
• determinação e provimento de recursos de infraestrutura, ambiente de trabalho e competência de pessoas,
• determinação objetivos da qualidade mensuráveis,
• participação da Direção na identificação e disseminação dos requisitos do cliente dentro da Organização,
• determinação da satisfação do cliente,
• adoção de mecanismos de comunicação interna, e
• apresentação de evidências consolidadas de atendimento aos novos requisitos.
  

E finalmente, vale ressaltar que a NBR ISO 9004:2000 constitui com a NBR ISO 9001:2000 um par coerente, entretanto não deve ser usada como norma de requisitos nem de guia para a implantação da NBR ISO 9001:2000 (para fins de certificação e focada na eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade) pois trata-se de uma Diretriz com objetivos mais amplos voltados para a melhoria contínua do desempenho global da Organização e sua eficiência assim com a sua eficácia.

Boa sorte!
Travessia para ISO 9000:2000, artigo de capa da revista Banas Qualidade de fev/2002.
Eng. Odecio J. G. Branchini
Diretor Técnico da Qualitividade Treinamento e Consultoria Ltda
e-mail: falecom@qualitividade.com.br Site: www.qualitividade.com.br
tel. (11) 50614001 fax. (11) 5062 9002

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